Claves y métodos para la buena Gestión de Proyectos en Ingeniería
Cuando nos enfrentamos a un Proyecto de Ingeniería tenemos que ser capaces de diseñar tanto su desarrollo como su correcta implementación. Os mostramos unas sencillas claves.
Primer contacto con el cliente. Es importante escuchar y asesorar para proyectar las ideas y hacerlas funcionar. De este paso se obtiene una visión integral de la compañía para la orientación hacia la calidad total del proyecto.
Gestionar la integración del proyecto.
Gestionar el alcance del proyecto.
Gestionar el plazo-tiempo del proyecto.
Gestionar los costes del proyecto.
Gestionar la calidad y los recursos humanos del proyecto.
Gestionar las comunicaciones del proyecto.
Gestionar las adquisiciones del proyecto.
Para llevar a cabo alguna de estas tareas la gestión de proyectos necesita apoyarse en el uso de metodologías para minimizar errores y aumentar su eficacia.
Entre las metodologías para la gestión de proyectos más comúnmente empleadas se encuentran las siguientes:
Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt es una de las más famosas metodologías para la gestión de proyectos. Su estructura es simple y su planteamiento manejable por lo que la herramienta es ideal tanto para quienes están iniciándose en la Dirección de Proyectos como para quienes ya cuentan con experiencia en el Project Management. El Diagrama de Gantt:
Se compone de dos ejes donde se recogen las tareas y actividades que componen un proyecto y se asocian a un cronograma, quedando reflejada su duración, momento de inicio y plazo de entrega previsto.
En este eje de coordenadas también hay espacio para marcar las distintas fases que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que suponen un hito reseñable para los participantes en el mismo.
Las principales dificultades del Diagrama de Gantt se derivan del establecimiento de prioridades y la detección de dependencias entre actividades.
Aporta una visión clara y realista de la situación requiriendo de actualización continua para garantizar su validez.
No es recomendable para proyectos con muchos cambios, no resultaría de utilidad; ni para los que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya que incorporar esta metodología complicaría innecesariamente la gestión.
Pert/CPM
Pert es una de las metodologías para la gestión de proyectos más utilizadas. Suele actuar como complemento de CPM y del Diagrama de Gantt. Esta técnica consiste en:
Determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración para aplicar una función probabilística que ayude a calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el tiempo estimado para cada actividad.
Una vez obtenidos los datos, se puede diseñar una malla compuesta por nodos que permite determinar la ruta crítica y su desviación estándar, así como la varianza para cada actividad.
Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combina actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.
CPM, el Camino de la Ruta Crítica muestra la trayectoria óptima de un proyecto y sus actividades simplificando la gestión del proyecto. Sin embargo, basarse sólo en esta herramienta resulta arriesgado ya que no contempla la incertidumbre. El CPM permite:
Asociar un plazo determinado conociendo las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y sus dependencias. De esta forma, es posible establecer los recursos necesarios en cada caso y distribuir las cargas de trabajo.
Con estos datos se puede visualizar la ruta crítica, que se calculará en función de las actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero.
En su aplicación ha de tenerse en cuenta que puede existir más de una ruta crítica y que es fundamental la actualización.
Método de la Cadena Crítica
Pese a ser una de las metodologías más recientes es una de las más aplaudida por sus excelentes resultados en cuanto a la gestión de proyectos. Está especialmente indicada para proyectos complejos por su cualidad de simplificar el seguimiento y control a ejercer. Destaca este método por:
Facilitar el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones.
Garantizar una efectiva protección de proyecto.
Su funcionamiento se basa en la detección de las actividades que marcan la duración máxima del proyecto, que pasan a ser consideradas como actividades críticas.
Para lograr la eficiencia se reducen los plazos estimados para la consecución de las actividades, según el planning inicial y, en su lugar, se establecen amortiguadores de tiempo que se sitúan en puntos estratégicos.
Pueden distinguirse tres tipos de amortiguadores (de proyecto, de alimentación y de recurso), cada uno de los cuales cuenta con una función de protección distinta, siendo todas ellas complementarias y necesarias.
La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias cuando convenga.
NUESTRO CONSEJO: Cuando se va a llevar a cabo un proyecto, sea cual sea su alcance, no sólo hay que centrarse en su ejecución sino en su planificación. Es muy importante saber en qué punto nos encontramos, plazos, presupuesto, hitos, caminos críticos. Cuanto más previsores seamos, nos adelantaremos a posibles problemas que puedan acontecer y podremos establecer las estrategias necesarias para llevar a cabo nuestro proyecto de la manera más eficiente y satisfactoria.
Nosotros gestionamos todos los proyectos, presentando a nuestro cliente el seguimiento realizado, los avances, los hitos y las soluciones adoptadas para llevar a bien todos los aspectos del mismo. ¡Consúltanos!
